Kann Urlaub wegen der Beendigung des Arbeitsverhältnisses ganz oder teilweise nicht mehr gewährt werden, ist er gemäß § 7 Abs. 4 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) abzugelten. In der arbeitsrechtlichen Praxis kommt es vielfach vor, dass Arbeitgeber Arbeitnehmern nach Ausspruch einer Kündigung unter Anrechnung noch bestehender Urlaubsansprüche von der Arbeitspflicht freistellen. Arbeitgeber verfolgen damit das Ziel, offene Urlaubsansprüche während der Kündigungsfrist zu erfüllen und eine spätere Urlaubsabgeltung zu vermeiden.
Nach ständiger Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) stellt eine Freistellungsanordnung nur dann eine wirksame Urlaubsgewährung dar, wenn sie strengen rechtlichen Vorgaben entspricht. Die bloße Freistellung von der Arbeitspflicht genügt diesen Anforderungen nicht. Es bedarf insbesondere einer eindeutigen Erklärung, aus der sich ergibt, dass Urlaubsansprüche tatsächlich erfüllt werden sollen.
In der Praxis zeigt sich daher häufig, dass Freistellungsklauseln den seitens des BAG entwickelten Anforderungen nicht genügen. Arbeitnehmer machen in diesen Fällen trotz Freistellung erfolgreich einen Anspruch auf Urlaubsabgeltung geltend. Für Arbeitgeber kann dies erhebliche finanzielle Folgen haben.
Der vorliegende Beitrag beleuchtet typische Gestaltungsfehler bei Freistellungsklauseln im Zusammenhang mit der Anrechnung von Urlaubsansprüchen und zeigt auf, wie Arbeitgeber Freistellungen im Kündigungskontext rechtssicher formulieren können. Zugleich erhalten Arbeitnehmer eine praxisnahe Orientierungshilfe zur rechtlichen Bewertung von Freistellungserklärungen und zur Prüfung, ob eine Anrechnung verbleibender Urlaubsansprüche tatsächlich wirksam erfolgt ist.
Typische Fehler im Rahmen von Freistellungserklärungen
1. Anrechnung ist ausdrücklich zu erklären
Zunächst muss der Freistellungserklärung zu entnehmen sein, dass eine Anrechnung noch bestehender Urlaubsansprüche erfolgen soll. Pauschale Freistellungserklärungen, in denen der Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers nicht ausdrücklich erwähnt wird, haben keine Anrechnung verbleibender Urlaubsansprüche zur Folge und können auch nicht als konkludente Urlaubserteilung während des Freistellungszeitraums gewertet werden.
Eine auf die Erfüllung des Urlaubsanspruchs gerichtete Erklärung des Arbeitgebers ist nach Rechtsprechung des BAG nur dann geeignet, das Erlöschen des Urlaubsanspruchs zu bewirken, wenn der Arbeitnehmer erkennen kann, dass der Arbeitgeber ihn zur Erfüllung des Anspruchs auf Erholungsurlaub von der Arbeitspflicht freistellen will (BAG, Urt. v. 20.8.2019 – 9 AZR 468/18).
Fehlt es bereits an einem ausdrücklichen Hinweis auf die Anrechnung bestehender Urlaubsansprüche, scheidet eine Verrechnung der Urlaubstage mit dem Freistellungszeitraum aus. Allgemeine Formulierungen wie „Sie werden unter Fortzahlung der Vergütung freigestellt“ genügen daher nicht den vom Bundesarbeitsgericht entwickelten Anforderungen an eine wirksame Urlaubsgewährung im Rahmen einer Freistellung.
2. Widerrufliche Freistellung
Ein weiterer, in der Praxis häufig anzutreffender Fehler besteht darin, die Freistellung lediglich widerruflich auszusprechen. Zwar ist auch die Freistellungserklärung innerhalb des Kündigungsschreibens grundsätzlich der Auslegung zugänglich. Gleichwohl muss der Arbeitnehmer der Erklärung eindeutig entnehmen können, dass der Arbeitgeber den bestehenden Urlaubsanspruch endgültig erfüllen will.
Nach ständiger Rechtsprechung des BAG setzt die Erfüllung Urlaubsanspruchs eine unwiderrufliche Freistellung voraus (BAG, Urteil vom 19. 5. 2009 - 9 AZR 433/08). Eine „widerrufliche“ Freistellung kann folglich keine Anrechnung verbleibender Urlaubsansprüche zur Folge haben.
Es ist daher stets sorgfältig zu prüfen, ob die Freistellungserklärung einen Widerrufsvorbehalt enthält. Formulierungen wie „bis auf Weiteres“ oder „vorübergehend“ stehen einer wirksamen Anrechnung bestehender Urlaubsansprüche entgegen.
3. Unzulässige Vermischung von Urlaub und Überstunden
Ebenfalls fehleranfällig sind Freistellungsklauseln, in denen Urlaubsansprüche und Überstunden pauschal „verrechnet“ werden. Urlaub und Überstunden unterliegen unterschiedlichen rechtlichen Voraussetzungen und verfolgen unterschiedliche Zwecke. Eine Gleichbehandlung im Rahmen einer undifferenzierten Klausel birgt daher erhebliche Risiken.
Der Arbeitnehmer muss klar und eindeutig erkennen können, welche konkreten Ansprüche durch die Freistellung erfüllt werden sollen. Werden Urlaub und Überstunden ohne Differenzierung gemeinsam abgegolten, führt dies regelmäßig zur Unwirksamkeit der gesamten Anrechnungsklausel. Etwaige Unklarheiten gehen dabei zulasten des Arbeitgebers.
Entscheidung des LAG Schleswig-Holstein
Das Landesarbeitsgericht Schleswig-Holstein hatte jüngst über eine Fallkonstellation zu entscheiden, in der ein Arbeitnehmer während des Zeitraums einer unwiderruflichen Freistellung arbeitsunfähig erkrankte. Besonderheit des Falles war, dass der Arbeitnehmer den Zeitraum seines Resturlaubs zuvor konkret gegenüber dem Arbeitgeber benannt hatte.
Nach Auffassung des Gerichts war in dieser Konstellation eine nachträgliche „Verlegung“ des bereits konkretisierten Urlaubszeitraums nicht mehr möglich, um eine spätere Urlaubsabgeltung zu ermöglichen (LAG Schleswig-Holstein, Urteil vom 26.03.2024 – 1 Sa 168/23).
Die Entscheidung verdeutlicht, dass die Parteien bei der zeitlichen Festlegung des Urlaubs im Rahmen einer Freistellung besondere Sorgfalt walten lassen müssen, um unerwünschte Rechtsfolgen zu vermeiden.
Rechtliche Beratung empfehlenswert – rechtsicher gestalten, Risiken vermeiden
Die Gestaltung von Freistellungserklärungen im Zusammenhang mit arbeitsvertraglichen Kündigungen ist nach alledem mit erheblichen Risiken verbunden. Um Urlaubsansprüche während des Freistellungszeitraums wirksam anzurechnen, sollten Arbeitgeber zusammenfassend insbesondere die folgenden Punkte beachten:
Die Erklärung sollte eindeutig festlegen, dass der noch bestehende Urlaub während der Freistellung gewährt wird. Idealerweise wird die Anzahl der Urlaubstage konkret benannt.
Die Freistellung des Arbeitnehmers sollte ausdrücklich als unwiderruflich erklärt werden.
Urlaub, Überstundenabbau und sonstige Freistellungszeiträume sollten klar voneinander abgegrenzt werden.
Bereits kleine Formulierungsfehler können zu kostenintensiven Nachforderungen führen. Eine rechtssichere Formulierung einer Freistellungserklärung erfordert daher regelmäßig eine sorgfältige Prüfung und individuelle Anpassung an den jeweiligen Einzelfall.
Eine fachkundige arbeitsrechtliche Beratung schafft hier die notwendige Rechtssicherheit. Gerne prüfen wir bestehende Freistellungserklärungen und passen diese individuell unter Berücksichtigung der aktuellen Rechtsprechung sowie der konkreten Umstände des Einzelfalls für Sie an. Sprechen Sie uns gerne an, um rechtliche Risiken frühzeitig zu vermeiden und Ihre Interessen effektiv zu wahren.