Eine Verpflichtung, das eigene Smartphone für dienstliche Zwecke zu nutzen, ist in der Regel unwirksam. Dies stellte das Bundesarbeitsgericht in seinem Urteil vom 10. November 2021 (Az. 5 AZR 335/21) eindeutig klar: Arbeitnehmer sind nicht verpflichtet, private Geräte für betriebliche Kommunikation oder Arbeitsprozesse einzusetzen – etwa, um über eine App auf dem privaten Handy Arbeitszeiten zu erfassen oder dienstliche Nachrichten zu empfangen.
Im besagten Urteil klagte ein Fahrradlieferant erfolgreich gegen AGB, die ihn zwangen, sein privates Smartphone für die dienstliche Navigation und Kommunikation zu nutzen – eine solche Verpflichtung verstößt jedoch gegen § 611a Abs. 1 BGB i. V. m. § 307 Abs. 1, 2 Nr. 1 BGB und ist unwirksam, da sie den dispositiven Kern des Arbeitsvertrags verletzt, ohne angemessene Ausgleichsregelung.
Das Urteil betont ein zentrales Prinzip des Arbeitsrechts: Der Arbeitnehmer stellt seine Arbeitskraft, der Arbeitgeber dagegen die notwendigen Arbeitsmittel. Diese klare Aufgabentrennung schützt Beschäftigte vor einer unzulässigen Vermischung von Privatsphäre und Beruf sowie vor zusätzlichen Kosten oder technischen Risiken.
Doch was zählt eigentlich alles zu den Arbeitsmitteln, die der Arbeitgeber bereitstellen muss – und was geschieht mit diesen bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses? Im Folgenden beleuchten wir die wichtigsten rechtlichen Grundlagen, praktischen Fragen und Risiken rund um das Thema Arbeitsmittel im Arbeitsverhältnis.
Was sind Arbeitsmittel – und welche muss der Arbeitgeber stellen?
Arbeitsmittel umfassen alle vom Arbeitgeber zur Erfüllung der vertraglichen Pflichten (§ 611a BGB) bereitgestellten Gegenstände oder Rechte, die der Arbeitnehmer zur Ausübung seiner Tätigkeit benötigt. Dazu zählen typischerweise Hardware wie Laptops, Tablets, Smartphones oder Monitore; physische Objekte wie Schlüssel, Zugangskarten, Arbeitskleidung oder Büromaterialien; sowie immaterielle Güter wie Softwarelizenzen, E-Mail-Accounts oder Cloud-Zugänge. Nicht als Arbeitsmittel gelten Gegenstände, die dem Arbeitnehmer ohnehin zur Verfügung stehen müssen (z. B. Führerschein, Straßenkleidung) oder die nicht unmittelbar für die Arbeitsleistung erforderlich sind. Die Abgrenzung, was im Einzelfall als Arbeitsmittel gilt, hängt von der konkreten Tätigkeit und den betrieblichen Gegebenheiten ab; maßgeblich ist, ob der Gegenstand zur Erfüllung der arbeitsvertraglichen Hauptleistungspflicht objektiv erforderlich ist.
Der Arbeitgeber ist grundsätzlich verpflichtet, „geeignete“ Arbeitsmittel bereitzustellen – das ergibt sich aus dem Treuegebot und der Fürsorgepflicht (§ 618 BGB). „Geeignet“ bedeutet funktionsfähig, sicher und ausreichend für die Aufgabenerfüllung. Keine Pflicht besteht zu Luxusausstattung, es sei denn, dies ist vertraglich vereinbart. Setzt der Arbeitnehmer eigene Arbeitsmittel ein, weil der Arbeitgeber seiner Pflicht nicht nachkommt, besteht unter den Voraussetzungen des § 670 BGB ein Anspruch auf Ersatz der notwendigen Aufwendungen, sofern die Anschaffung für die Tätigkeit erforderlich und nach vorheriger Aufforderung an den Arbeitgeber erfolgt ist.
Eine arbeitsvertragliche Verpflichtung, das eigene Mobiltelefon zu nutzen, ist regelmäßig unwirksam. Insbesondere darf nicht gefordert werden, dass die dienstliche Kommunikation oder die eigentliche Tätigkeit über eine App auf dem privaten Mobiltelefon erfolgt.
Unterscheidung: Eigentum des Arbeitgebers oder Übereignung?
Ob ein Arbeitsmittel wie ein Handy dem Arbeitnehmer übereignet wurde oder nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zurückzugeben ist, richtet sich nach der getroffenen Vereinbarung und den Umständen der Überlassung. Grundsätzlich gilt: Arbeitsmittel werden regelmäßig nur zur Nutzung überlassen, nicht übereignet; sie bleiben im Eigentum des Arbeitgebers und sind nach Ende des Arbeitsverhältnisses zurückzugeben. Eine Übereignung an den Arbeitnehmer erfolgt nur, wenn dies ausdrücklich vereinbart wurde oder sich eindeutig aus den Umständen ergibt (z. B. schriftliche Vereinbarung, ausdrückliche Schenkung, Überlassung ohne Rückgabeverlangen).
Rückgabe im Kündigungsfall: Sofort, später – oder erst nach Fristablauf?
Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses hat der Arbeitgeber einen Herausgabeanspruch hinsichtlich der überlassenen Betriebsmittel gegen den Mitarbeiter – unabhängig von einer etwaigen erlaubten Privatnutzung. Ein Zurückbehaltungsrecht aus § 273 BGB wegen anderer Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis steht dem Arbeitnehmer in der Regel nicht zu.
Bei Ausspruch einer ordentlichen Kündigung sind die überlassenen Betriebsmittel zum Ablauf der Kündigungsfrist zurückzugeben. Dies gilt auch in Fällen, in denen dem Arbeitnehmer ein privates Nutzungsrecht eingeräumt wurde. Daran kann auch die Erhebung einer Kündigungsschutzklage nichts ändern. Im Fall einer Kündigungsschutzklage richtet sich die Frage der Rückgabe von Betriebsmitteln bis zu einer rechtskräftigen Entscheidung durch die Arbeitsgerichte nach den Prinzipien des Weiterbeschäftigungsanspruchs. Daraus folgt, dass der Mitarbeiter die Betriebsmittel mit Ablauf der Kündigungsfrist herauszugeben hat. Stellt das Arbeitsgericht später die Unwirksamkeit der Kündigung fest und spricht dem Arbeitnehmer einen Weiterbeschäftigungsanspruch zu, hat der Mitarbeiter im Falle einer erlaubten Privatnutzung einen erneuten Anspruch auf Überlassung der Betriebsmittel.
Rückgabe nach Kündigung im Krankheitsfall: Handlungsoptionen für den Arbeitgeber
Auch bei durchgehender Krankheit des Arbeitnehmers (z.B. langfristige AU) besteht nach Ablauf des Arbeitsverhältnisses unverzüglich Herausgabeanspruch – die Krankschreibung entbindet nicht von vertraglichen Pflichten. Der Arbeitgeber darf jedoch nicht ohne Ankündigung die Arbeitsmittel persönlich zu Hause beim Arbeitnehmer abholen.
Empfohlene Schritte als AG:
- Schriftliche Aufforderung mit Frist (z.B. 7–14 Tage) zur Rückgabe oder Bereitstellung (Post, Kurier, Vertreter).
- Alternativen: Versicherter Versand durch AN, Abholung durch Dritte (Nachbar/Familie mit Protokoll), fernzugriff/IT-Löschung bei digitalen Mitteln.
- Bei Verweigerung: Mahnung mit Androhung (Lohnrückhalt, Klage); Eilverfahren bei hohem Wert/Datensicherung.
Die Rückgabe von Arbeitsmitteln ist keine bloße Formalität, sondern birgt Risiken für Haftung, Datenschutz (DSGVO) und Streitigkeiten. Arbeitgeber sollten Übergabe-/Rückgabeprotokolle standardisieren, vertragliche Klauseln (Widerruf, Haftung, Fristen) einfügen und bei Verzug schnell mahnen. Arbeitnehmer sollten kooperativ sein, um Lohnrückhalt oder Klagen zu vermeiden. Eine klare Regelung schützt beide Seiten und sorgt für einen reibungslosen Abschluss.